Oficjalnie, głównym zadaniem specjalistów ds. obsługi klienta w każdym polskim mieście, specjalista obsługi klienta Szczecin, jest merytoryczna i fachowa obsługa klienta poprzez rozmowy i regularny kontakt, a także uzyskiwanie od klientów informacji niezbędnych z punktu widzenia działu obsługi klienta. Celem zbierania informacji jest poprawa funkcjonowania działu obsługi klienta i podwyższanie poziomu świadczonych usług.
Do podstawowych zadań specjalisty obsługi klienta należą:
- wyczerpujące odpowiadanie na zapytania klientów dotyczących usług lub produktów oferowanych przez firmę oraz metod płatności,
- osobiste lub telefoniczne odbieranie zamówień od klientów, rejestrowanie i kierowanie ich do odpowiednich pracowników oraz monitorowanie realizacji tych zamówień,
- zachęcanie klientów do zakupu nowych usług lub towarów,
- wypełnianie druków umów oraz innych niezbędnych dokumentów, dokonywanie kalkulacji opłat za usługi oraz pobieranie zaliczek,
- przygotowanie faktur, wyciągów, instrukcji i innych dokumentów potrzebnych do poprawnej obsługi klienta,
- ustalanie daty dostarczenia towaru do odbiorcy lub daty wykonania usługi w oparciu o kalendarz dostaw i produkcji obowiązujący w firmie,
- przekazywanie reklamacji do odpowiednich działów firmy w celu wyjaśnienia sprawy oraz sprawdzanie, czy reklamacja została odpowiednio załatwiona, tworzenie, wpisywanie i edycja korespondencji, raportów i innych dokumentów związanych z obsługą klienta lub działalnością działu obsługi klienta.